Marmara Üniversitesi, dijitalleşme, iç kontrol ve hizmet içi eğitim faaliyetleri ile sürdürülebilirlik hedeflerine giden yolda, dijital dönüşümün önemini gözeten çalışmalar yapmaya devam ediyor. Bu doğrultuda, akademik ve idari personelden yıllık izin kullanmak isteyenlerin izin girişinin Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden yapılabilmesi adına, M.Ü. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’ndan Ayla Tınmaz konu ile ilgili sunumunu gerçekleştirdi.
Yıllık izinlerin dijitalleştirilmesi çalışmaları kapsamında 6 Ocak 2022 Perşembe günü 09.30-11.00 saatleri arasında Dr. İbrahim Üzümcü Konferans Salonu'nda gerçekleştirilen sunumda Ayla Tınmaz, konu ile ilgili detaylı açıklamalarda bulundu.
Tınmaz’ın EBYS sistemi üzerinden uygulamalı olarak aktardığı yıllık izinlerin dijital olarak girilmesi sürecinde, izin takip personelinin görev ve sorumluluklarının yanı sıra yıllık izin girişlerini EBYS üzerinden yapacak olan personelin takip etmesi gereken süreç de açıklandı. Tınmaz, izin girişini EBYS üzerinden gerçekleştiren personelin kadro yerinin Personel Bilgi Yönetim Sistemi (PBYS) aracılığı ile izin takip personeli tarafından doğru olarak girilmesi ve izin imza süreçlerinin vaktinde tamamlanabilmesi adına taleplerin en az üç gün önceden sisteme girilmesi hususlarının önemini vurgulamasının yanı sıra izin takip personellerinden izne çıkanların ise yerine vekil ataması gerektiğini belirtti.
Genel Sekreter Yardımcımız Fatma Şengül yıllık izin kullanmak isteyen personellerin izin taleplerini dijital olarak gerçekleştirmeden önce sıralı amirleri ile görüşmesinin önemini vurguladı ve izin onay sürecinin, talepte bulunan personel tarafından takip edilmesi gerektiğini belirtti. Şengül, yıllık izin süreçlerinin dijitalleştirilmesi çalışması ile kâğıt ve zaman sarfiyatının engellenmesinin amaçlandığını söyledi.
Genel Sekreter Yardımcımız Fatma Şengül ve birimlerde izin takibinden sorumlu personelin katıldığı eğitim, katılımcılardan gelen sorularla interaktif bir şekilde devam etti. Bu sürecin ilk etapta kadrolu memur personeli kapsayacağı, ilerleyen zamanlarda ise sözleşmeli personelin de bu sisteme dahil edileceğinin altı çizildi.
